Vuilnisvatbesluitvorming

Een bouwvergadering, enkele weken geleden. Er was tijdig een agenda gestuurd waar relatief weinig punten op stonden. Een vergadering waarvan je van te voren bij denkt ‘fijn, om 16.30 uur is de vergadering vast wel afgelopen’. Dat kwam mij wel goed uit, want ik had nog heel wat te doen. Maar zo liep het niet. Er moest een simpel besluit genomen worden over een onderwerp wat eigenlijk niet eens zo urgent en/of belangrijk is. Niet dat het er niet toe doet, maar toch. Er werd van alles bij gehaald, meningen van anderen werden verkondigd die nu niet aanwezig waren, op eerdere besluiten aangaande dit onderwerp werd teruggekomen, er werden weer vragen gesteld en twijfels geuit en ga zo maar door. Uiteindelijk werd het punt doorgeschoven naar de volgende vergadering…..

Deze week weer een bouwvergadering. Hetzelfde punt stond op de agenda. Samen met nog een paar andere agendapunten waaronder het 2e concept formatieplanning. Altijd lastig, zeker in deze tijden van afnemende leerlingen, altijd te weinig geld en toenemende behoeften om uit leerlingen het beste te halen en om de een of andere reden net even extra zorg nodig hebben. Er wordt besloten om dit punt eerst te bespreken. En op de een of andere manier verliep de vergadering net zo ‘warrig’ (ik heb er even geen ander woord voor) als de vorige vergadering. Aan het einde van de vergadering is er geen besluit (of consensus) bereikt over de formatieplanning en alle andere punten op de agenda zijn niet besproken…. Deze worden (weer) doorgeschoven naar de volgende vergadering.

En ineens las ik daar het stukje over ‘vuilnisvatbesluitvorming’ in het boek ‘Leren Veranderen’ (Caluwé & Vermaak, 2006). Dit boek vormt een belangrijke bron voor mijn paper met de vraag ‘Welke veranderstrategie en interventies bevorderen het ontstaan c.q. dragen bij aan de ontwikkeling naar een professionele leergemeenschap?’ waar ik een hoofdstuk wijd aan waarom veranderen nou toch zo complex is. En een van die verklaringen gaat over dat een organisatie bestaat uit ‘losjes gekoppelde systemen’. Leerkrachten, schoolleiders, ouders, leerlingen zijn wel afhankelijk van elkaar maar die afhankelijkheid is minder duidelijk dan in sterker gekoppelde organisaties. Organisaties zijn vaak ‘ambigue’ (dubbelzinnig) in hun doelstellingen. Dat betekent dat iedereen binnen de organisatie zijn eigen doelen kan formuleren en daarbij toch binnen de doelen van de organisatie blijven.

En in dat kader wordt in het boek gesproken over  ‘vuilnisvatbesluitvorming’ waarin de volgende definitie van een organisatie wordt gegeven: ‘Een organisatie is een verzameling keuzemomenten die een probleem vereist, onderwerpen en gevoelens die zoeken naar situaties waarin ze geuit kunnen worden, oplossingen die naar onderwerpen of problemen zoeken waarop zij een antwoord kunnen zijn en beslissers die naar werk zoeken. Overal staan ‘vuilnisvaten’ met onopgeloste vragen en problemen en niet genomen beslissingen, die –in plaats van geleegd te worden-  steeds worden overgestort in nieuwe en grotere vaten.’

Vervolgens volgt een enigszins hilarisch voorbeeld:

‘In een plenaire vergadering van leraren ligt het voorstel ter tafel om alle lestijden met vijf minuten in te korten tot vijfenveertig minuten. De vijf minuten zouden ten goede moeten komen aan leerlingbegeleiding. De leraren moderne vreemde talen vinden dat ze die vijf minuten hard nodig hebben en vragen zich af hoe hun leermethode gewijzigd moet worden indien dit voorstel wordt aangenomen. Andere leraren vragen zich af hoe de beschikbaar gekomen tijd voor leerlingbegeleiding dan wel besteed gaat worden: ze hebben er problemen mee indien dat te vrij ingevuld gaat worden. Sommige leraren vinden het noodzakelijk dat de perioden van vijf minuten opgespaard worden om een werkweek te kunnen organiseren. Weer anderen hebben problemen met de organisatie en het leidinggeven van werkweken. Eén leraar, die het nut van werkweken ‘overigens’ niet inziet, waarschuwt voor de inferieure kwaliteit tentdoek van gehuurde tenten, omdat dat zeker problemen zal geven bij de ouders. Anderen hebben problemen met het feit dat ouders daarbij inspraak willen, en willen hierover eerst discussiëren. Een enkeling is niet te spreken over de inrichting van het overblijflokaal en het surveillancerooster en vreest nog meer onheil als de pedagogische doelstellingen te zeer voorop komen te staan in deze school. Enkelen vinden dat de adjunct-directeur leerlingbegeleiding nu al overbelast is en dat, mede gezien zijn gezinssituatie, de organisatie van de school eerst aangepast moet worden alvorens men een dergelijk voorstel kan uitvoeren.’

Dus zie hier het vuilnisvat: er komen steeds meer problemen bij en het risico dat een verkeerde beslissing wordt genomen (niemand krijgt zijn zin en niemand staat er achter) en dat de beslissing wordt uitgesteld met alle risico’s van dien dat er nog meer onopgeloste kwesties bij gehaald worden. Of dat het probleem wordt omzeilt: ‘laten we er een studiedag over houden’ en zie hier, een nieuw vuilnisvat is geplaatst.

Wat wil ik nou bereiken met dit blog? Eigenlijk voor het moment niet eens zo veel. Het is eerder een constatering waarbij ik toevallig door bestudering van literatuur de theorie aan de praktijk heb kunnen koppelen. En nee, ik heb er zo 1-2-3 geen oplossing voor. Dat is een volgende stap. Wel ga ik dit stukje theorie delen met mijn collega’s. Op een bouwoverleg ofzo……

Bron: Caluwé, L. de, & Vermaak, H. (2006). Leren Veranderen. Deventer: Kluwer.

Deze blogpost is onderdeel van een Quadblog.

Advertenties

11 gedachten over “Vuilnisvatbesluitvorming

  1. Een helaas waarschijnlijk voor zeer veel docenten zeer herkenbare beschrijving van welk type overleg dan ook.
    Je schrijft dat je niet weet wat je wil bereiken met deze post maar tussen de regels door lees ik, mogelijk ten onrechte en te sterk ingevuld door mijn eigen visie, dat je toch wel een oplossing zou willen. Mijn eigen visie is dat het type vergaderingen dat jij beschrijft zeer veel tijd en positieve energie verspilt en tegelijkertijd ruimte geeft voor het opbouwen en uiten van opgebouwde frustraties, negatieve energie en stokpaardjes.
    Er is een oplossing en die is in opzet heel simpel. Ik ken deze oplossing uit eigen ervaring en hij werkt, mits consequent uitgevoerd.
    Een goede agenda! Gemaakt door een goede voorzitter met een duidelijke visie!
    Zonder agenda is er geen vergadering maar gewoon een vrijblijvende bijeenkomst waar al of niet gefundeerde meningen worden uitgewisseld met vaak als enige doel het uiten van de mening. Dat kan beter in de aanwezigheid van hapjes en drankjes en dan een borrel genoemd worden 🙂
    En dan niet zomaar een agenda maar een agenda die bij elk agendapunt voorzien is van een aantal labels. Deze labels zijn: doel, duur, actie, verantwoordelijke, terugkoppeling. Het ‘enige’ dat vervolgens vereist is voor een goede vergadering is een goede voorzitter, die de agenda doelbewust samenstelt, tijdig deelt met de deelnemers, duidelijke instructies geeft met betrekking tot de verwachte voorbereidingen van de deelnemers en de consequenties van dit al dan niet doen en last-but-not-least de vergadering strak leidt, met de agenda als leidraad.
    Het belang van regelmatig overleg in de vorm van een vergadering wordt volgens mij door de meeste docenten duidelijk gezien en het belang van en de wens naar een effectieve vergadering eveneens. Het ‘nieuwe’ vergadermodel is daarom gemakkelijk te introduceren.
    Misschien kun je deze reactie tegelijkertijd delen met jou theoretische beschrijving in je post. Mogelijk door het als agendapunt aan te bieden bij de komende vergadering 🙂
    Agendapunt: nieuwe agenda-vorm, effectiever vergaderen
    Doel: discussie met besluitvorming
    Verwachting vooraf: doorlezen blogpost (link of op papier toegevoegd)
    Tijd: 30 minuten
    Actie: nieuwe agenda-vorm invoeren
    Verantwoordelijke(n): indiener en voorzitter vergadering
    Terugkoppeling: schriftelijk, eerstvolgende vergadering

  2. Oh heerlijk, ik denk af en toe dat het aan mij ligt. Maar een losjes gekoppeld systeem en het beeld bij vuilnisvatbesluitvorming. Ze helpen me herkennen *grijns*
    In de oplossingsrichting heb ik nog een poster en een tedtalk voor je http://wp.me/p26oyf-1Qw.
    En ja Frans, ik mis de voorzitters die dat proces begeleiden goed beheersen.
    Het ergste vind ik de vergaderingen waarin ik aan de lopende band geïnformeerd wordt en ik steeds denk, dit had ik sneller gelezen. En dus probeer ik steeds vaker “de vergadering te flippen”

    • Hoi Ilse,

      Ja, je hebt gelijk, een goede voorzitter is onontbeerlijk. De poster is een handig middel om iedereen op een leuke manier ‘erbij te houden’. Handig voor in de teamkamer op het prikbord 🙂

  3. Pingback: Quad-bloggen « De lerende docent.

  4. Dank je voor het aan de kaak stellen van dit probleem en vooral Frans, dank je voor het antwoord. Ook ik neem het mee. En ja, we hadden het zelf wellicht ook kunnen bedenken, maar het is fijn dat je even ‘dat format’ geeft. Ik ga het meenemen.
    Op een middelbare school hebben we wat meer collega’s en dus nog meer meningen. Vooral bij rapportvergaderingen krijg je soms van elke docent dezelfde mening over een leerling. ‘We willen het even kwijt’ En de grootste ergenis is dat er vervolgens geen actie uitkomt. Moeilijk te veranderen cultuur, ook omdat jezelf meestal niet de voorzitter ben. Ga er toch een speerpunt van maken. Maakt wel dat ik tijdens de vergadering af en toe (strenge) opmerkingen moet maken…
    Op naar goede agenda’s, voorzitters en efficiënt vergaderen…

  5. puf puf, ik kom er nog even achteraan gehold. Vanavond als mijn blogavondje ingesteld dus nu de tijd.

    Ik vind het een leuk stukje. Niet vaak dat je bij een artikel over vergaderingen moet lachen. En ik was niet van plan een oplossing te geven. Dat hebben mijn voorgangers al gedaan en die kunnen dat erg goed zo te lezen. 🙂

    Ik heb in mijn vorige team gezeten die vol met “planten” zat (http://www.carrieretijger.nl/functioneren/samenwerken/werken-in-een-team/belbin). Hartstikke gezellig en het bruiste van de ideeën. Je hoefde maar iets te noemen en er werd flink op los geassocieerd en uitgebreid. Nadeel was, dat vergaderingen ellenlang duurde. Dus vonden ze dat ik met mijn “nuchtere” opmerkingen dan maar moest voorzitten. Dat ging in het begin heel erg goed. De rollen waren duidelijk en redelijk braaf werden de doelen en agendapunten gered binnen de tijd. Maar ik merkte ook een ander proces. Het creatieve en bloeiende proces stokte. Het was allemaal te zakelijk geworden onder mijn hamer. De collega’s waren blij met me, maar ik zag dat ze ook stiller en minder temperamentvol waren. Dus de touwtjes laten vieren en af en toe momenten ingelast waarop er veel kon worden gediscussieerd. Het is soms ook wat aftasten en uitproberen…..

    Ooit een vergadering dus voorgezeten waarbij ik netjes in de agenda had geplaatst hoeveel tijd we hadden voor elk onderdeel. Ik had daarbij totaal onderschat hoe inventief het vuilnisvatprincipe was, die ik toen nog niet kende. Er werd me toch een tijd besteed aan het bedenken of mijn invulling van de tijdspannes per onderwerp wel realistisch was. Toen ik dat had gesust en wilde beginnen kwamen er nieuwe punten voor de vergadering en ook die werden door elkaar gehutseld en groter en groter gemaakt. Gelukkig kon ik er om lachen en de rest later uitleggen waarom. 😉

    Nou, het laatste is dat ik het ook vreemd vind dat vergaderingen saai en volgens een vast zakelijk stramien gaan (spreek ik mezelf nu tegen met wat ik hiervoor gezegd heb?). Waarom starten vergaderingen niet met een opwarmertje of energizer. Laat elke vergadering een docent eentje bedenken. Of laat een docent aan de start van de vergadering vijf minuten voorbereiden waarop deze zijn minuutje beroemdheid viert met een verhaal, een video, een overdenking of iets anders.

    En het allerlaatste. Erg irritant dat vergaderingen te laat beginnen.

  6. Pingback: Two Peer | Jong leren

  7. Pingback: Community in een omgeving die gaat voor control? « De lerende docent.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s